ETİK İHBAR BİLDİRİM KANALLARI ve MAVİ YAKALILAR

Kurumsallaşmış ya da iç denetim işlevine sahip şirketlerde etik ve ihbar kanalları oluşturulduğunu biliyoruz. Genel olaraktan, 3 şekilde bu kanallar oluşturulmaktadır:

1. Tahsis edilen özel bir e-posta adresi

2. Tahsis edilen özel bir telefon numarası

3. Kurumun sistemine yüklü bir yazılım

Dikkatinizi çekeceği üzere, bu kanalların müşterileri büyük ihtimalle beyaz yakalı çalışanlar olacaktır. Uretim hattında çalışan bir mavi yakalının bu kanallara ulaşması çok kolay olmayabilir, çünkü telefon ve bilgisayar erişimleri daha sınırlı olmaktadır. Peki, mavi yakalı personel maruz kaldıkları ya da gözlemledikleri olumsuzlukları (mobbing, hırsızlık, tehdit, rüşvet, taciz vd.) nasıl bildireceklerdir? “Gitsinler, ilgili amire iletsinler!” demek kolaycılık olacaktır. Ki ihbarın aracısız ve doğrudan yapılması çoğu zaman vaki değildir.

Sorunu tespit ettik ve çözümü de arayalım. Her çözüm güncel teknoloji içerisinde aranmamalıdır. Posta kutularını hatırlar mısınız? Posta kutusu değil de; metal ve kilidi çok sağlam bildirim kutularının biraz kuytu duvarlara monte edilmesi isabetli bir çözüm olacaktır. Bu kutuları elbette kuytu yerlerde duvara monte ettirmeliyiz. Düşünsenize, çay ve dinlenme mekanında bir kutu var. Onlarca çalışan dinlenirken, birisi kalkacak ve elindeki mektubu bu kutuya atacak… Hiç de kolay değil.

Kullanacağımız metal kutuların anahtarlarının çok sağlam olması gerektiğini belirtmiştim. Askerliğimi yaptığım Ağrı Eleşkirt Mekanize Piyade Taburu’nda dilek ve şikayet kutuları vardı. Uzman çavuşlardan birisi bu kutuları kontrol ederdi ve çıkan dilekçeleri tabur komutanına iletirdi. Ama bu kutuların kilitleri çok kolay açılırdı. Yarbaya yazdığım bir şikayet askerler arasında yayılmıştı. Bütünüyle haklı olmama rağmen, bazı askerler bana tavır almıştı. Evet, bölükten bir asker benim şikayet kağıdımı okumuştu. (Bölük gazinosunun duman altı olmasını şikayet etmiştim. Kapalı mekanlarda sigara içmek de ne!) Uzatmayayım, ama bu kutuları açmak kolay olmayacak ve kutuların bulunduğu alanlar kameralar tarafından görünebilir olacak. Elbette kamera kayıtlarına herkesin ulaşamadığı kuralının işlediğini düşünüyorum.

Son olaraktan, bu kutuların anahtarlarının muhafazası konusu çok önemli. En başta, bu kutular ambalajla geldiğinde, ambalajın açılması ve anahtarların çıkartılması anlarına iç denetim personelinden şahit olacak ve bu şahitlik ıslak imzayla tutanak altına alınacak. Daha sonra, bu anahtarlar iç denetim biriminde çelik kasada saklanacak. Çelik kasaya erişim, anahtarlara erişim, kutulara atılan bildirimlerin kontrolü, bildirimlerin incelenmesi ve saklanması gibi hususlar iç denetim birimiyle ilgili süreçlerde yazılı olarak belirtilecek…

Yazı fazla uzadı gibi, ama etik ve ihbar bildirimlerinin ne kadar önemli olduğunu anlatmama gerek var mı? Son müjde: Bu kutuları beyaz yakalılar da kullanabilir:)