METİN MADENCİLİĞİ, HİLE DENETİMİ, OCR ve EL YAZISI

Bu yazımızda iç denetçimiz Aygün Kaplan’ın gözünden bir soruşturmayı bazı hatlarıyla inceleyeceğiz. Kurumun taşradaki şubelerinden birinde sıklıkla kasa açığı oluşmaktadır. Kozmetik devinin yönetim kurulu başkanı konu hakkında iç denetim başkanı Barbaros Beyle istişare etmiştir ve konu hakkında ayrıntılı bir rapor istemiştir. Taşra şubesi soruşturma faaliyeti için Aygün Hanım görevlendirilmiştir.

Aygün Hanım ilgili şubeye varır ve soruşturma faaliyetini başlatır. Şubede 21 kişi görevlidir. Aygün Hanım bu 21 kişiden savunma yazısı talep eder. Konu soğumadan, ivedi olarak bu yazıları elde etme amacındadır iç denetçimiz Aygün… Soruşturmanın devam eden aşamaları için gizlilik kararı olduğu için, bu yazıda bu soruşturmaya bu kadar değinelim:)

Öncelikle, bazı hususları değerlendirmeye alalım:

1. 21 adet el yazısıyla yazılmış savunma tutanağına sahibiz. Olay soğumadan ve insanların “ceza alma” veya “işten çıkartılma” korkusu geçmeden, sıcağı sıcağına savunma yazılarının elde edilmesi elbette alkışlanmalıdır.

2. 21 adet yazının tek tek okunması, yazılanların özümsenmesi ve savlar hakkında bağ kurulması kafa karıştırıcı olacaktır.

3. Bu şubede sıklıkla kasa açığı oluşması bazı derin sorunlara işaret edebilir mi?

4. Savunma yazılarında bazı itiraflar veya iddialar sisler arkasına gizlenmişse?.. Yani ilk bakışta algılayamadığımız konular mevcutsa?

5. İşte, metin madenciliği bu vakit bize yardım edebilecektir. “Metin Madenciliği”nin iç denetimde/soruşturmalarda/hile denetimlerinde nasıl kullanılabileceği konusunu daha sonraki yazılara bırakalım.

6. Aygün Hanım keşke el yazısı tutanakların yanında, bu tutanakları Word dosyası olarak elde edebilseydi… Bu Word dosyalarının çıktılarının resimlerini çekse yine yeterdi. Evet, insanlardan el yazısıyla ve bilgisayar çıktısıyla savunma almak zor olabilir. Peki, şu olamaz mıydı? Sözlü ifade alırken, bu ifadeleri bilgisayarda yazsa ve en sonunda çıktıya imza alsa…

7. “Bilgisayar” ve “Word” neden araya karıştı derseniz; metin madenciliği ve OCR gibi kavramlar araya girecektir. Aynı savunmanın el yazısı ve resim çıktısı halini aşağıya ekliyorum.

8. Metin madenciliğini neden kullanmayı düşünebiliriz derseniz, gözümüzden kaçabilecek önemli ayrıntılar olabileceği için desem… Ayrıntılara bu yazıda girmeyelim.

 9. Aygün Hanım bütün tutanakları bilgisayarda yazdı ve şube çalışanları bu tutanaklara el yazılarıyla ad/soyad yazıp imza attılar. Ne güzel hayat! Aygün  Hanım hemen bu tutanakların resimlerini çekti ve cep telefonundan hemen birimine yolladı. “Kardeş, neden resim çekiyor? Taratıp, e-posta yollasaydı ya?” diyen olursa, kurumun sistemlerinden emin olamadı; çünkü birimlerinde BS iç denetçisi yok. Yani, kurumun bilgi sistemleri iç denetime maruz kalmadı. BS denetçisi istihdam etmek israf olarak görülüyor! Güvence verilmeyen bir sistemden mi tutanakları yollasaydı?

10. Aygün Hanımın yolladığı tutanak resimleri Barbaros Beyi heyecanlandırdı; çünkü OCR teknolojisi ile bu resimleri işe yarar hale getirecek. Yani metin madenciliği için adım atılmış olacak. OCR teknolojisi ile tutanaklar Word’e ya da başka bir uygulamaya atıldı. Evet, gizli örüntüler olup olmadığına bakabiliriz artık.

Yukarda bahsettiğim senaryoda eksik ya da abartılı hususlar olabilir, ama asıl amaç “metin madenciliği” konusuna vurgu yapmak ve iç denetim/soruşturma/hile denetimi alanlarında farklı bir şeyler söyleyebilmektir.