"ÖDÜLÜ KAP" UYGULAMASI

Şirketlerde bilgisizlikten, eksik bilgiden ya da hatalı bilgiden kaynaklanan zararları ölçmeye kalksak, bu zararların toplamı yıllık net karın % kaçı yapar acaba? Böyle bir çalışma yapmak ve rakam ortaya koymak çok kolay olmayabilir, fakat oldukça büyük rakamlar çıkacağına inancım tamdır.

Şirketler personeline çeşitli eğitimler atamaktalar ve böylece personelinin eğitim seviyesini yükseltmeye çalışmaktalar, fakat eğitimler genelde verimsiz geçer. Yansıda yazanları okuyan eğitmen, teorik bilgiler, esneyen ya da uykulu gözlere sahip katılımcılar...

Velhasıl, bilgi kaynaklı zararları sıfırlamak mümkün değildir. Fakat bu zararları daha küçük rakamlara döndürebilmek için küçük adımlar atılamaz mı? Birçok şirkette mevzuatı takip eden, mevzuatla ilgili aksiyon alan ve mevzuat değişikliklerini süreçlere ekleyen ve güncellemeleri personele ileten birim ya da servis olduğunu düşünelim. Bütün mevzuat ve süreç değişimleri elbette eğitimlere konu edilemez. Değişimler, genelde, personele e-posta ile iletilir ve personelin e-postaları çok ciddi incelediği ve tebliğ edilen değişiklikleri özümsediği varsayılır. Örnek: Borçlar Kanunu'nda değişikliğe gidildi. Şirketin mevzuat birimi bu değişiklikleri e-posta ekinde personele iletti. Ki değişiklikler satış süreçlerini etkiler nitelikte. Satış birimi ve personeli bu e-postayı tam olarak okumadıysa ve aksiyon planı almadıysa?...

Peki, personelin süreçleri takip etmelerini özendiremez miyiz? Her zaman cezalandırma yöntemini mi kullanacağız? Hatalı işleme sebep olan personeli tespit et ve cezasını ver... Peki, bu yöntem gelecek vakaları önlemeye yeter mi? Hayır, cezalandırmalar çoğu zaman düzeltici değildir. Öyleyse, personelin şirket süreçlerini ve yeni düzenlemeleri içeren e-postaları (veya kurum içi, diğer yöntemlerle yapılan yazışmaları) dikkatlice okumaları ve özümsemeleri için "ÖDÜLÜ KAP" şeklinde bir sistemimiz olsa? Sistem şu şekilde işleyecek: Mevzuat birimi diyelim ki Pazartesi yeni bilgilendirmeyi e-posta ile bütün personele iletti ve Perşembe günü aniden şöyle bir e-posta yolladı: "Pazartesi günü yolladığımız XXX sayılı bilgilendirmeye göre, YYY hususlarda meydana gelen en temel değişiklik nedir? İlk doğru dönüş yapan personele şu ödül (para, çek, izin vs.) verilecektir.".

"ÖDÜLÜ KAP" sisteminin sürecinin iyi tasarlanması ve devamlılığın sağlanması esas olmalıdır. Aynı zamanda, yeni düzenleme iletildikten sonra bu sürecin işletileceği bütün personel tarafından bilinmelidir. Mesela her iletimden sonra asgari 3 gün ve azami 5 gün sonra sistemin çalıştırılacağının bilinmesi gibi... Böylece, personele düzenlemeyi tam olarak özümseyebilmesi için süre verilmiş olacaktır. Temel iki itiraz olacağını düşünüyorum. İtiraz 1: Bütün personel bu sistemi umursayacak mıdır? Cevap 1: İyi bir ödül sistemi kurgulandıktan sonra, çok ciddi bir oran elde edilebilir. Mesela 250 TL ödül koyulsa, çok sayıda personel için cazip bir tekliftir. Elbette %100 başarı hiçbir sistem için geçerli değildir. İtiraz 2: Maliyetleri arttıracak bir sistem değil mi? Cevap 2: Bilgisizlikten kaynaklı bir işlemle milyonlarca TL zarara uğrama ihtimali varken, mesela haftada 4 tane "ÖDÜLÜ KAP" yarışması ve 1000 TL gider, ciddi bir maliyet midir?

"ÖDÜLÜ KAP" uygulamasının şirket içi risk yönetim ve inovasyon süreçlerine artı katkısı olacağını düşünüyorum.